Privacyverklaring

Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Lensen Sandersweg 4, 6862 BX Oosterbeek als ‘verwerkingsverantwoordelijke’, hierna aan te duiden als Lensen of ‘wij/onze’. In het geval je onze website bezoekt, of onze producten of diensten afneemt verwerken wij jouw persoonsgegevens. Dit doen wij om je zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. In deze verklaring leggen we uit met welk doel en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken en hoe jij hier controle over kan uitoefenen.

 

Wat doen wij?

Lensen is actief in de onderwijs- en opleidingsbranche en faciliteert gastlessen en educatieve programma’s voor scholen en onderwijsinstellingen. Wij brengen scholen, docenten en externe professionals met elkaar in contact en ondersteunen de organisatie, planning en uitvoering van deze gastlessen.

Voor het uitvoeren van deze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens van contactpersonen bij scholen, docenten en andere betrokkenen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om aanvragen te behandelen, gastlessen te organiseren, afspraken te plannen, communicatie te voeren en de kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden. Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden, tenzij dit verenigbaar is met het oorspronkelijke doel of wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie geven over jou als identificeerbaar persoon, ze vertellen iets over wie je bent. Deze gegevens ‘verwerken’ wij als we deze opslaan, inzien, delen, versturen en verwijderen etc. Wanneer je een overeenkomst aangaat met Lensen en/of jezelf registreert voor e-mailings of het aanvragen van prijsopgaven of overige informatie via de website of wellicht per telefoon, vragen wij je om bedrijfsgegevens en/ of contactgegevens in te vullen. Naast informatie die je zelf op onze website invult of aan de telefoon geeft, kunnen wij dit ook combineren met reeds eerder verkregen gegevens en met gegevens die wij automatisch ophalen met het gebruik van cookies en andere technische middelen, mits je hiervoor toestemming hebt gegeven. Zo kunnen wij je IP-adres achterhalen, acties die uitgevoerd zijn op de website, het besturingssysteem dat je gebruikt of wat je downloadt op de site. Voor cookies hanteren wij een aparte cookieverklaring https://www.lensenhoveniers.nl/Cookieverklaring/ Het gaat dus eigenlijk om alle gegevens die wij in verband kunnen brengen met jou, ook indirect.

De concrete persoonsgegevens die wij verwerken zijn:

Contact- en identificatiegegevens

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Functie (bijvoorbeeld docent of contactpersoon)

Organisatiegegevens

• Naam van de school of onderwijsinstelling
• Adresgegevens van de school

Communicatie- en interactiegegevens

• Inhoud van contactverzoeken of correspondentie
• Afspraak- en planningsgegevens met betrekking tot gastlessen

Website- en gebruiksgegevens

• IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
• Gegevens over gebruik van de website (zoals bezochte pagina’s, klikgedrag en sessieduur)

Marketing- en nieuwsbriefgegevens (indien van toepassing)

• Aanmelding voor nieuwsbrieven

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals je geloofsovertuiging, ras, politieke of seksuele voorkeur, strafrechtelijke gegevens, religie, lidmaatschap van een vakbond of biometrische/ genetische of medische achtergrond zonder dat je hier je expliciete toestemming voor geeft.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
Ons doel is producten en/ of diensten aan je te leveren dus op de eerste plaats gebruiken wij je persoonsgegevens om te communiceren en identificeren. Dit betekent dat wij deze gegevens gebruiken voor het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons sluit, zoals, het creëren en bijhouden van een account, of in het geval je een vraag hebt over de dienst die we leveren en wij je hiervoor terug moeten bellen. Dit omvat onder meer het verwerken van persoonsgegevens voor het behandelen van aanvragen, het plannen en organiseren van gastlessen, het onderhouden van contact met scholen en docenten, het beantwoorden van vragen, het vastleggen van afspraken en het uitvoeren van administratieve handelingen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. De grondslag in de wet is hiervoor artikel 6 lid 1 sub b Algemene Verordening Persoonsgegevens ‘AVG’.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens gebruiken om contact te onderhouden met bestaande klanten en geïnteresseerden over onze dienstverlening, zoals het informeren over nieuwe gastlessen, wijzigingen in het aanbod of praktische informatie die relevant is binnen de onderwijscontext. Dit doen wij uitsluitend op basis van een bestaande klantrelatie of wanneer je hier zelf om hebt verzocht. De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub f AVG. Je kunt hier te allen tijde bezwaar tegen maken.

Tot slot is het mogelijk dat wij in het kader van onze wettelijke verplichtingen persoonsgegevens moeten verwerken omdat de wet ons dit verplicht.

Nieuwsbrieven
Wij mogen je nieuwsbrieven sturen per mail over de producten en diensten die je reeds afneemt. In het geval dat we jou willen benaderen over andere producten of diensten, dan verzoeken we je om eerst je toestemming hiervoor te geven. Deze toestemming kan altijd worden ingetrokken door onderaan de nieuwsbrief te kiezen voor een ‘opt-out’. Je mailadres komt dan op een aparte lijst te staan zodat we weten dat je niet benaderd wil worden via de mail.

Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en deze te verbeteren. Hierbij worden gegevens verwerkt zoals geanonimiseerde IP-adressen, apparaatgegevens en informatie over websitegebruik. Google treedt hierbij op als verwerker. Wij hebben Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld, waaronder IP-anonimisering en het uitschakelen van gegevensdeling voor advertentiedoeleinden. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Verplichte verstrekking
Wanneer wij je om persoonsgegevens vragen, dan maken wij per situatie kenbaar of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Lensen niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden
Wij verstrekken, verkopen, verhuren of leasen je persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van Lensen

De verwerkers waar wij gebruik van maken zijn:

NAAM	OMSCHRIJVING VERWERKING
CRM Systeem	CRM-systeem dat wordt gebruikt om gegevens van klanten en contactmomenten in vast te leggen.
Office 365	Office 365 wordt gebruikt voor e-mailverkeer, documentopslag en interne communicatie. Binnen deze omgeving worden persoonsgegevens verwerkt zoals namen, e-mailadressen, correspondentie en documenten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Microsoft treedt hierbij op als verwerker. Met Microsoft zijn passende verwerkersovereenkomsten gesloten en gegevens worden zoveel mogelijk binnen de Europese Unie opgeslagen. Als gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit op basis van passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

Gegevens binnen/buiten de EER
Je persoonsgegevens kunnen door ons, of door de dienstverleners waar wij mee werken, zowel binnen als buiten de EER worden verwerkt. Momenteel gebeurt dat in de volgende landen: Verenigde Staten en Nederland. Wij zijn voor deze landen aparte beveiligingsmaatregelen overeengekomen zodat we zeker weten dat de persoonsgegevens ook hier veilig zijn.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling
Lensen maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Contact- en communicatiegegevens bewaren wij tot maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment. Gegevens die uitsluitend worden verwerkt voor statistische of analytische doeleinden kunnen, waar mogelijk, na afloop van deze termijn worden geanonimiseerd. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en worden daarna verwijderd.

Beveiliging van persoonsgegevens
Lensen heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:

• Onze website en software heeft een SSL-certificaat die bezoekers en gebruikers de garantie geven dat (persoonlijke) gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden, waardoor informatie wordt gecodeerd en beveiligd. SSL (Secure Sockets Layer) wordt onder andere ook gebruikt voor online transacties (met creditcards).
• Lensen heeft uitgebreide maatregelen genomen waarmee wordt afgedekt wat de procedure is in geval van een datalek. Maar belangrijker nog; er zijn diverse technische én organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. We maken gebruik van betrouwbare systemen die voldoen aan de privacywetgeving om mailingen te versturen. Tevens hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten met onze leveranciers. Het CRM-systeem waarin wij persoonsgegevens van onze klanten opslaan voldoet eveneens aan de privacywetgeving en wij slaan niet meer informatie op dan noodzakelijk. Onze website is in beheer bij een betrouwbare hostingpartij en we dragen zorg voor het regelmatig updaten van het door ons gebruikte CMS-systeem. Daarbij monitoren we en blokkeren we IP-adressen die als onveilig worden beschouwd om ons te beschermen tegen pogingen van hackers.

Rechten die je uit kan oefenen
Als wij persoonsgegevens over jou verwerken dan heb je het recht hierover controle uit te oefenen als onderdeel van je privacy. Zo mag je een verzoek doen om inzage te verkrijgen in welke persoonsgegevens wij van je hebben opgeslagen en kunnen wij dit voor je rectificeren als je een fout opmerkt. We kunnen zelfs je verzoek tot bezwaar of vergetelheid inwilligen wanneer blijkt dat de verwerking niet langer of niet op de manier zoals wij dat doen gerechtvaardigd is.

Wat je verzoek ook is, neem contact met ons op en wij helpen je kosteloos. Hiervoor kun je contact opnemen via onderstaande contactgegevens. Houd er rekening mee dat we soms je verzoek niet in kunnen willigen omdat de verwerking van persoonsgegevens door ons noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als we de overeenkomst nog niet helemaal hebben afgerond, of indien we op grond van nationale wetgeving verplicht zijn financiële gegevens te bewaren. Als dit het geval is, dan ligt de bewijslast hiervan bij Lensen en zullen we dit ook zo aan je uitleggen. In het geval van het intrekken van toestemming of maken van bezwaar tegen direct marketing geldt, dat we dit verzoek altijd inwilligen. Tot slot heb je ook recht op gegevensoverdraagbaarheid als dit technisch gezien haalbaar is en we geen onevenredige kosten hoeven te maken dit te verzorgen.

We willen je tot slot wel duidelijk maken dat wij als zogenaamde ‘verwerkersverantwoordelijke’ de verplichting hebben om degene die een verzoek doet te identificeren en we dus om nadere informatie kunnen vragen. In ieder geval reageren wij op elk verzoek binnen 4 weken.

Wijzigingen
Lensen houdt zich het recht voor deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina doorgevoerd. De meest recente wijzigingen dateren van 20 januari 2026.  Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website. Lensen kan je persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet aan jou bekend zijn gemaakt. In dat geval nemen wij contact met je op alvorens je persoonsgegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen voor de bescherming van persoonsgegevens en om je de kans te bieden te weigeren.

Contactgegevens
Als je vragen hebt over dit privacy statement of ons privacy beleid, of een beroep wilt doen op één van je wettelijke rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Contactgegevens Lensen Hoveniers
Sanderweg 4
6862 BX Oosterbeek
Welkom@lensenhoveniers.nl
026 33 33 134